POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S.

Dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, la sociedad JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S., domiciliada en la ciudad de Medellín, da a conocer sus usuarios la Políticas de Tratamiento de Datos, en los siguientes términos:

 

 1.RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

Se identifica como responsable de los datos a la sociedad JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S., identificada con NIT. 901.037.795-7, constituida mediante Documento Privado del 20 de diciembre de 2016, domiciliada en la ciudad de Medellín.

Dirección: Calle 10 Sur # 51 a 55 Of 403
Conmutador: 3662056
Correo electrónico: atencionalcliente@jcasolucionesinmobiliarias.com

2. PRINCIPIOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

 Los datos personales que la sociedad JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

  • Funcionamiento de la sociedad

 JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. realizará el tratamiento de los datos la finalidad de desarrollar las actividades propias del objeto social, y en especial, la administración y arrendamiento de inmuebles y locales comerciales con apertura al público general.

  • Área de Recursos Humanos:

 El Tratamiento de los datos se realizará para llevar a cabo la vinculación del personal y el desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la sociedad.

Dentro de la misma se incluirá información tanto del trabajador o candidato para un cargo en la sociedad, así como de su núcleo familiar para efectos de cumplir con las obligaciones propias de las normas laborales y la seguridad social que se derivan para la sociedad de las relaciones contractuales de vinculación.

De igual forma, se advierte a la comunidad, que parte del proceso de contratación del personal incluye la realización de pruebas psicotécnicas, de conocimiento y valoración con polígrafo, con el fin de garantizar la idoneidad del mismo, y que por tal motivo, los resultados de dichas pruebas serán almacenados por la sociedad para efectos de dejar un registro del proceso de vinculación.

  • Proveedores y Contratistas:

 El responsable del tratamiento realizará el mismo con el fin de llevar a cabo las actividades propias del proceso de gestión contractual de productos o servicios que la sociedad requiera para su funcionamiento.

  • Administración de Inmuebles:

 Como quiera que la sociedad tiene por objeto comercial la administración y arrendamiento de inmuebles y locales comerciarles, el tratamiento de datos personales pertenecientes a usuarios y arrendatarios se hará con la finalidad de garantizar las relaciones comerciales con los mismos, advirtiendo que se mantendrá absoluta reserva y custodia de la información que será suministrada.

De igual manera, será almacenada la información de posibles usuarios con quienes se ha adelantado gestiones previas de contratación con el fin de garantizar la terminación de estas etapas preliminares y lograr el perfeccionamiento de los procesos contractuales.

  • Seguridad:

 La sociedad JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. advierte a la comunidad que cuenta con un sistema cerrado de cámaras de vigilancia con la capacidad de recolección y almacenamiento de datos por el término máximo de 3 meses, el cual se posee con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los bienes y personas que acceden a los inmuebles administrados por la misma sociedad, como quiera que los mismos son abiertos al público, y por tanto, requieren de algún mecanismo mediante el cual pueda efectuarse el control de acceso a las zonas comunes, zonas restringidas y locales comerciales.

Esta modalidad de tratamiento se encuentra sometida a las reglas especiales que para tales fines se disponen en la presente política de tratamiento.

En el momento en que JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S realice el tratamiento de sus datos personales, lo hará con sujeción a los siguientes principios:

  • La sociedad nunca tratará su información por fuera de las finalidades señaladas por la ley y lo autorizado por el titular de los datos.
  • Para el tratamiento de la información se pedirá consentimiento al titular de los datos.
  • Se custodiarán los datos, dándoles un uso reservado de manera que no serán expuestos a los medios públicos.
  • Se garantiza la seguridad de los datos, por medio de herramientas que permitan la protección de la información.
  • El tratamiento de datos a través del sistema de vigilancia de cámara de seguridad será informado a la comunidad a través de avisos públicos ubicados en lugares visibles, con el fin de informar la existencia de este tipo de tratamiento y las políticas que se han diseñado para tales fines.

 

 3. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR.

 

JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S informa a la comunicada que de conformidad con la Ley de Habeas Data, serán derechos del Titular de los datos personales los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización emitida por él para llevar a cabo las labores de tratamiento.
  • Solicitar la supresión de los datos salvo que exista deber legal para recolectar los mismos, o sean necesarios para el posterior funcionamiento de la sociedad o su reporte a la autoridades administrativas y jurisdiccionales respectivas.
  • Ser informado que sus datos serán objeto de tratamiento, previo a su recolección.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 4.  Datos Sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por la Sociedad, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

 

5. Datos de Menores de Edad:

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y deberá realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

6. Autorización del Titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por escrito. La autorización emitida será guardada y custodiada por la sociedad por el mismo tiempo que dure el tratamiento y 6 meses más.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En el caso del sistema de vigilancia por cámaras de seguridad, así como el suministro de información en los puestos de acceso a los inmuebles, se entenderá como acto univoco de autorización el suministro de la información al personal de seguridad, y el acceso al inmueble, pese a la advertencia de la existencia del sistema cerrado de vigilancia.

7. SISTEMA DE VIGILANCIA POR CÁMARAS DE VÍDEO

 La sociedad JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. pone en conocimiento de la comunidad que cuenta con un sistema cerrado de cámaras de vigilancia con la capacidad de recolección y almacenamiento de datos por el término máximo de 3 meses, el cual se posee con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los bienes y personas que acceden a los inmuebles administrados por la misma sociedad, como quiera que los mismos son abiertos al público, y por tanto, requieren de algún mecanismo mediante el cual pueda efectuarse el control de acceso a las zonas comunes, zonas restringidas y locales comerciales.

El tratamiento de este tipo de información se realizará con sujeción a las siguientes reglas especiales:

  • El tratamiento de datos se hará únicamente con fines de garantizar la seguridad e integridad de las personas y bienes que permanecen en el interior de los inmuebles administrados por la sociedad.
  • El sistema de vigilancia será operado únicamente por el personal autorizado por JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. para tales fines. Ninguna persona no autorizada por dicha sociedad tendrá acceso a las cámaras de seguridad, ni a los espacios o bienes en donde son almacenados los registros digitales.
  • JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. implementará un sistema de restricción de acceso al espacio físico en donde se encuentran los monitores y equipos físicos con los cuales se controla y almacena la información.
  • Como quiera que en los registros de vídeo puede incluirse imágenes de terceros que no han autorizado su reproducción, todo titular de la información que requiera una copia del mismo, deberá informarlo a la compañía para efectos que la misma verifique la posibilidad de eliminar del registro a dichos terceros u obtener dicha autorización. De no ser posible tales actividades, se almacenará una copia del vídeo por un tiempo prudencial hasta que la autoridad jurisdiccional competente levante la reserva respectiva de la información.
  • El almacenamiento de la información será por un término máximo de 3 meses, lo que no obsta o impide que la misma sea suprimida por el responsable del tratamiento si considera que ya no se requiere para efectos de cumplir la finalidad declarada.
  • Los registros de vídeo no serán utilizados para efectos de probar la ocurrencia de conductas delictivas fuera de las instalaciones de JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S., ni se permitirá su uso para tales finalidades sin previa solicitud de la autoridad competente.

En todo caso, JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S. evitará en la medida de lo posible que los registros de video que reporte el sistema de seguridad se limite al inmueble objeto de vigilancia, evitando llevar a cabo la grabación de andenes y vías públicas.

 

 8. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

En la sede de la sociedad Calle 10 Sur # 51 a 55 Of 403

De lunes a viernes en el horario de atención al público (8:00 am – 12:00 y 2:00 pm a 5:00 pm)

Centro de Contacto: 3662056
Correo electrónico: atencionalcliente@jcasolucionesinmobiliarias.com
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al profesional adscrito respectivo, quien dará respuesta en el término establecido en el presente manual.

9. Procedimiento para ejercer los Derechos:

 

9.1.  Consultas

 

Se absolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

9.2.  Reclamos

 

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

  • Nombre e identificación del Titular
  • La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
  • La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
  • Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que la sociedad no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, la sociedad requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, la sociedad incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, la sociedad informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Fecha de ENTRADA EN VIGOR de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos:

La presente política rige a partir de su aprobación por el representante legal de la sociedad, la cual se realizará con la firma de la misma y su publicación.

En señal de aprobación, se firma un ejemplar del mismo, el día 18 de enero 2018, en la ciudad de Medellín.

JCA SOLUCIONES INMOBILIARIAS S.A.S., identificada con NIT. 901.037.795-7